MS Office その①

病院システム管理者として、Microsoft Officeのスキルは必要でしょうか？

答えは「当院では”応”」です。当院で稼働している電子カルテの帳票はExcelベースで編集が可能であり、その面ではExcelのスキルは必要です。

しかし、ここでは「一般事務」としての視点でOfficeのスキルを考えてみます。

一般的なビジネス業界では、パソコンスキル＝MS Officeのスキルという公式が成り立ちます。

当然、医療業界でも例外ではなく、システム管理者＝パソコンができる＝MS Officeができると思われます。よって、Accessは除いたとしても、Word・Excel・PowerPointの使い方は必ず聞かれます。Office関係の業務は、なるべくなら自部署で完結していただきたいところですが、中々そうもいかないのが現状です。

そこで、今回は「MS Office その①」として、Wordを取り上げてみました。

「Excelはいいけど、Wordは苦手なんだよね」という人多くありませんか？
その理由ですが、
・文字が揃わない　・勝手に番号や記号が付く　・画像を入れたら全体がずれた　という意見が多いです。総合すると「Wordは、レイアウトを揃えるのが難しいから嫌い」ということになります。

そこで、Wordが苦手な人に私がレクチャーしている内容はこちら。

「作成する順番を変えてみて下さい。そして、この３つの書式設定を憶えて下さい。」

これだけです。では詳しくいきます。

まず、「作成する順番を変える」というのは、
通常、多くの人がWordで文書を作る場合、①文字を入力する→②単語、または段落に書式を設定する→③次の段落へ→繰り返す　という作り方をされてると思います。

その順番を、①文書で使用する文字だけをまず入力する→②後から書式を設定する　に変えます。要するに、レイアウトを考えながら文字を入力するのではなく、必要な文字を先に入力した後に、レイアウトを整えるようにするとWordはやり易いのです。（ちなみに、①の文字のみ入力には、「下書きモード」を使用するとさらに効率が上がります）

次に、「適切な書式を設定する」ですが、①スペースキーや改行で飛ばさない　②インデント・タブを使用する　③文字の折り返しを憶える　の３つを憶えてもらいます。

長くなるので、簡潔にいきます。①は「スペースキーは使わずタブキーを使う」「次のページに行くときは、Enterキー連打ではなく、Ctrlキー＋Enterキーで」②は、文字の頭をそろえるには、インデントやタブの機能を使う。そのためには、ルーラーを表示しておく。③文書に画像を入れる場合「文字の折り返し」を設定する。たくさんある中で、「行内」「前面」「背面」の３つ憶えればＯＫ。

これが私が行っている「Wordの苦手意識がちょっと解消できるかもメソッドです」(笑)

文頭で「病院のシステム管理者に、Officeのスキルは必要か？」と書きましたが、Officeのスキル＋Officeを使うスタッフのスキルをアップさせるスキルも必要かと思います。